사무실 이전 비용 산정 기준, 정식 견적서와 결재용 제안서 받는 법

사무실 이전 예산을 잡을 때 가장 먼저 떠올리는 기준은 사무실 평수다. 하지만 같은 면적이라도 책상과 의자만 있는 사무실과 서류 캐비닛, 서버, 금고까지 갖춘 사무실은 운반에 필요한 인력과 장비가 다르다.

예산을 제대로 잡으려면 이사업체가 어떤 기준으로 비용을 계산하는지 알아두어야 한다. 견적서에 적힌 항목을 이해하고 있어야 내부 결재 과정에서 비용 산정 근거를 설명하기도 수월하다.

비용을 정하는 네 가지 기준

통인익스프레스의 기업이전 견적은 크게 네 가지 기준으로 계산한다. 상담사가 사무실을 직접 방문해 이삿짐의 양과 작업 동선, 건물 환경을 확인한 뒤 견적을 산출하며, 방문 견적은 무료다.

같은 건물에서 층만 옮기는 내부 이전도 별도 견적이 필요하다. 이동 거리는 짧지만 가구를 분해하고 다시 조립해야 하며, 엘리베이터와 이동 동선을 보양하고 운반 인력도 투입해야 하기 때문이다.

특수 장비가 필요한 물품과 건물 조건

특수 장비 사용 여부는 사무실에 어떤 물품이 있는지, 건물의 운반 환경은 어떤지에 따라 결정된다. 서버실 장비는 전문 테크니컬 팀이 시스템을 해체한 뒤 무진동 차량으로 운반하고, 새 서버실에서 랙에 다시 설치한다. 정밀 계측기나 실험 장비도 장비 특성에 맞는 특수 포장재와 무진동 차량을 사용해 이전한다.

창고에 보관된 유통 재고나 부자재처럼 물량이 많은 경우에는 전용 팰릿과 지게차가 필요하다. 고가 미술품이나 조각상은 미술품 전용 포장재로 보호하며, 필요에 따라 작품 크기와 형태에 맞춘 목재 크레이트를 제작해 운반한다. 이러한 물품은 견적 상담 때 미리 알려야 한다. 물품의 종류와 수량을 파악해야 필요한 특수 장비와 전문 인력을 처음부터 작업 계획에 반영할 수 있다.

건물 조건에 따라서도 운반 방법이 달라진다. 사다리차를 사용할 수 없는 고층 빌딩은 관리사무소와 협의해 화물 엘리베이터로 집기를 옮긴다. 지식산업센터처럼 지하주차장에 차량 높이 제한이 있는 건물은 진입 가능한 높이를 먼저 확인한 뒤 들어갈 수 있는 차량을 배정한다.

견적서에 별도로 기재되는 비용

기본적인 네 가지 산정 기준 외에 추가 작업이 필요하다면 견적서에 별도 항목으로 반영된다. 비용이 발생할 수 있는 작업은 상담 단계에서 함께 요청하는 편이 정확하다.

특수 금고나 대형 장비처럼 일반 인력만으로 운반하기 어려운 중량물은 도비 전문 인력이나 특수 장비를 별도로 투입한다. 이에 따라 견적서에 중량물 운반 항목이 추가되고 비용도 일부 더해진다. 새 사무실로 가져가지 않을 가구를 통인익스프레스에 맡겨 폐기하는 경우에도 별도 처리 비용이 붙을 수 있다. 폐기할 가구의 종류와 수량은 방문 견적 때 미리 전달해야 한다.

이사와 함께 신청할 수 있는 부가 서비스도 별도 항목으로 구분된다. 새 사무실의 랜선과 네트워크 설치, 입주 청소, 새집증후군 제거, 친환경 살균 방역, 외벽 간판 철거와 재설치 등이 해당한다. 외벽 간판은 일반 사무실 집기와 운반 방법이 다르다. 간판을 철거하고 새 건물에 다시 설치하려면 스카이 차량과 전문 인력이 필요하므로, 이전할 간판이 있다면 처음 상담할 때부터 알려야 한다.

견적 이후 비용이 달라지는 경우

사무실 이전 담당자가 우려하는 부분 중 하나는 계약 당시 예상하지 못한 추가 비용이 현장에서 발생하는 상황이다. 통인익스프레스는 최초 견적에 반영된 이삿짐 물량과 층수, 작업 환경이 그대로 유지된다면 이전 당일 부당한 추가 비용을 요구하지 않는다는 기준을 두고 있다.

견적을 받은 뒤 옮길 짐이 늘어나거나 새 사무실의 층수가 변경됐다면 작업 조건이 달라진다. 이런 변경사항은 이사 전에 담당자에게 전달해 견적에 반영해야 한다. 좌석 배치도 마찬가지다. 이전 당일 부서별 좌석 배치를 크게 변경하면 가구를 다시 옮기거나 재배치하는 데 작업 시간이 늘어나 추가 비용이 발생할 수 있다. 부서별 배치도는 이사 전에 확정해 이사업체에 전달하는 것이 좋다.

렌탈 복사기나 대형 프린터도 사전에 확인할 사항이다. 통인익스프레스에서 운반할 수 있지만, 렌탈사와 체결한 계약에 따라 사전 승인 없이 이동하면 무상 AS 대상에서 제외될 수 있다. 해당 장비는 렌탈사에 이동 승인을 받은 뒤 이전 일정을 잡아야 한다.

내부 결재용 정식 견적서와 기업이전 제안서

기업의 사무실 이전은 일정 규모 이상의 예산이 들어가는 만큼 내부 품의와 결재 절차를 거치는 경우가 많다. 견적 금액뿐 아니라 세부 비용과 작업 계획을 확인할 수 있는 서류가 필요한 이유다. 통인익스프레스는 내부 품의에 첨부할 수 있도록 비용을 항목별로 구분한 정식 견적서와 작업 계획을 담은 기업이전 제안서를 제공한다. 회사 요청에 따라 PDF 파일이나 책자 형태로 받을 수 있다.

견적서를 받으면 이삿짐 물량, 작업 인원, 이동 거리, 특수 장비 등 기본 산정 기준이 어떻게 반영됐는지 확인한다. 중량물 운반, 폐기 가구 처리, 부가 서비스처럼 별도 비용이 발생하는 작업도 각각 기재돼 있는지 확인한다. 필요한 항목이 빠져 있다면 담당자에게 요청해 견적서에 반영할 수 있다.

계약 전에는 취소와 일정 변경 규정도 확인해야 한다. 통인익스프레스의 기업이전은 계약서에 명시된 취소와 변경 조항을 따르며, 작업 예정일에 임박해 취소하는 경우 소비자분쟁해결기준과 약관에 따라 위약금이 발생할 수 있다.

이사 후 정리와 보험 처리

사무실 이전 작업 중 발생한 폐박스와 에어캡, 내부 쓰레기는 작업 완료 후 통인익스프레스에서 수거하며 기본 청소도 진행한다. 기본 청소와 새 사무실 전체를 대상으로 하는 입주 청소는 다른 작업이므로, 입주 청소가 필요하다면 별도 옵션으로 신청해야 한다.

운반 중 파손이나 분실이 생기면 통인익스프레스가 가입한 화물자동차 운송주선 보험과 적재물 배상 책임 보험에 따라 피해보상을 진행한다. 새 사무실에서 물품 상태를 확인하다가 파손이나 분실 사실을 발견했다면 가급적 14일 안에 고객센터 또는 현장 책임자에게 알리는 것이 좋다.

결제 방식과 세금계산서

통인익스프레스 기업이전 비용은 모든 이전 작업이 끝난 뒤 결제한다. 회사가 새 사무실의 이전 상태를 최종 점검한 후 법인카드나 계좌이체 중 원하는 방식으로 결제할 수 있다. 회계 처리에 필요한 정식 세금계산서도 발행된다.

견적서 요청 전후 확인할 사항

• 새 사무실로 가져갈 물품과 폐기할 물품을 구분했는지
• 기존 사무실과 새 사무실의 층수, 엘리베이터 이용 조건, 정밀 장비 유무를 전달했는지
• 중량물 운반, 폐기 가구 처리, 부가 서비스 비용이 견적서에 별도로 기재됐는지
• 부서별 좌석 배치도를 이사 전에 확정할 수 있는지
• 렌탈 복사기와 프린터 등 렌탈 장비의 이동 승인을 받았는지
• 계약 취소와 일정 변경 규정, 결제 방식과 세금계산서 발행 여부를 확인했는지

참고 자료

• 통인익스프레스 기업이전 FAQ(tonginbiz.com/57): 비용 산정 기준, 중량물, 폐기 가구, 당일 레이아웃 변경, 추가 비용 기준, 내부 이전 견적, 무료 방문 견적
• 통인익스프레스 기업이전 FAQ(tonginbiz.com/57): 정식 견적서와 기업이전 제안서, 결제 방식과 세금계산서, 취소와 변경 규정
• 통인익스프레스 기업이전 FAQ(tonginbiz.com/57): 랜선 공사, 입주 청소와 방역, 외벽 간판, 렌탈 복사기 이동 승인, 주말과 야간 이전